Što je zaglavlje faksa? Ako ste novi u faksiranju, velika je vjerojatnost da je i ovaj pojam nov.
Zaglavlje faksa slično je zaglavlju e-pošte i služi otprilike istoj svrsi. Najveća razlika je u tome što sami morate unijeti podatke, dok e-pošta često ispunjava većinu informacija umjesto vas.
Zaglavlje faksa prenosi vitalne informacije, poput pojedinosti o pošiljatelju i primatelju, i postavlja ton za cijeli dokument. Čini vaš faks profesionalnijim i pomaže da stigne do prave osobe. Evo kako možete
stvoriti takav koji će ostaviti trajan dojam
Zašto su zaglavlja faksa važna?
Iako se zaglavlja faksa čine jednostavnima – a i jesu – ona ispunjavaju nekoliko važnih funkcija. Zaglavlja faksa pružaju osnovne informacije o pošiljatelju, primatelju i sadržaju faksa.
Zaglavlje faksa također može ispuniti zakonske zahtjeve. Neke djelatnosti zahtijevaju da odlazni faksovi, posebno oni koji se tiču medicinskih ili pravnih pitanja, sadrže određene pojedinosti u svojim zaglavljima kako bi se smatrali legitimnim dokumentima. To može uključivati podatke o pošiljatelju, vrijeme i datum prijenosa, a ponekad čak i jedinstveni identifikator ili kod transakcije. Zanemarivanje ovih detalja može učiniti faks neprihvatljivim kao dokaz u pravnim postupcima ili nevažećim u službenim transakcijama.
Konačno, profesionalno dizajnirano zaglavlje faksa može učiniti da vaša organizacija izgleda profesionalnije. Daje vam priliku da brendirate svoju komunikaciju logotipovima tvrtke, sloganima ili
čak izjavama o odricanju od odgovornosti
Brendirano zaglavlje faksa može učiniti vaše faksove prepoznatljivijima.
Što biste trebali uključiti u zaglavlje faksa
Prilikom izrade zaglavlja faksa, trebali biste uključiti sljedeće pojedinosti zaglavlja kako biste osigurali da faks stigne na svoje odredište, da je u skladu sa pravnim standardima i daje jasan sažetak sadržaja dokumenta.
1. Podaci o pošiljatelju
Uvijek započnite s imenom p Lista e -pošte industrije ošiljatelja faksa ili organizacije. Uključite svoju punu adresu s gradom, državom i poštanskim brojem. Dodajte svoj telefonski broj i broj faksa kako bi vas primatelj mogao
kontaktirati za bilo kakva pojašnjenja ili daljnje radnje
2. Podaci o primatelju
Dodajte primateljevo ime, organ sidusrühmadega suhtlemine on ülioluline izaciju i adresu izravno ispod svojih podataka, zajedno s njegovim brojem faksa i telefonskim brojem. Ako faks završi na krivom mjestu ili kod krive osobe, primatelj ga može proslijediti pravom primatelju ili vas nazvati da vas obavijesti da je pogrešno isporučen.
Budući da se mnogi faks uređaji nalaze u pod ao lists ručju središnjeg ureda, ove će informacije pomoći da vaš dokument stigne na svoje odredište. U užurbanom uredu, gdje odvojeni dokumenti mogu stići brzo, jasno i precizno zaglavlje omogućuje svakome tko ga vidi da zna kamo dokument treba ići.
Ako imate problema s pronalaženjem važećeg
broja faksa, mnoge tvrtke ga objavljuju na svojim web
stranicama. Također možete provjeriti mrežne imenike ako ne možete izravno kontaktirati primatelja.
3. Datum i vrijeme
Postavite datum i vrijeme slanja pri vrhu zaglavlja. Ova vremenska oznaka označava kada je prijenos faksa započeo (kada ste pritisnuli gumb za slanje ili strelicu za slanje faksa). Točno vrijeme slanja faksa može biti presudno za vremenski osjetljiva pitanja ili uspostavljanje vremenskog okvira u pravnim ili financijskim transakcijama. Ako trebate osigurati revizijski trag za faks, datum i vrijeme pomoći će vam u tom4. Ukupno stranica
Napišite ukupan broj stranica u faksu, uključujući naslovnu stranicu. Primatelj može potvrditi da je primio cijeli dokument. Ako se broj ne podudara, znat će da moraju potražiti dodatne stranice ili vas kontaktirati kako bi izbjegli propuštanje važnih informacija.
